さて今年も残り少なくなってきました。気持ちよく新年を迎えるために、デスク上の書類をスッキリ整理したいものです。「いつか使うかもしれない」 と思ってとっておいた書類が、山のようにたまっていませんか。
増え続ける書類に頭を抱える人も多いと思いますが、年末大掃除の機会にデスク周りを整理してみましょう。キーワードは 「捨てる」 です。
ある調査によると、「オフィスにある書類のうち、30％は必要なもの、20％は保存年限を決めて保存すべきもの。残り50％は捨てられるもの」 だそうです。
また 「作成後１年たった書類の利用率は１％」 というデータもあります。でも捨てるとなると躊躇してしまいますよね。捨てるかどうか迷ったら、次のような視点で見直してみるといいでしょう。
・同一部内、または個人で重複しているもの
・デジタルデータを一時的に印刷した文書
・問い合わせ・回答などの用件済みの文書
・期日が過ぎた会議や展示会の案内
・年賀状、礼状、ＤＭ、カタログ、パンフレット
・古くなったマニュアルなど。
こうした過去１年間利用されなかった文書は、思い切って捨ててよい対象になると思います。
日々増え続ける書類を管理するには、“保管→保存→廃棄”という書類のライフサイクルが必要です。たとえば、“当年度”の書類が１年たったら、“前年度”の棚に移し換える。次の年度が来たら、書庫に置き換えるなどです。
そして、その作業のとき不要な書類は廃棄する。そうすれば、今必要な情報がすぐに取り出せて、組織のみんなで共有できるようになります。